e-Defter İş Süreçleri

E-Defter İş Süreçleri

Adım 1: Elektronik defterler aylık dönemler itibariyle oluşturulur. Öncelikle muhasebeye dayanak olan işlemler, ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreleri içerisinde kayıt edilmelidir. Ardından aylık olarak oluşturulan muhasebe kayıtları, uyumlu yazılımlar aracılığıyla tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatında XML olarak elektronik deftere dönüştürülür. Elektronik defter uygulamasında oluşturulacak defterler Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Süreç öncelikle Yevmiye Defteri, ardından oluşturulan Yevmiye Defteri üzerinden büyük defterin oluşturulması şeklinde ilerlemelidir. Dolayısıyla Yevmiye Defteri ile Büyük Defter içerisindeki mali kayıtlar birebir aynı olmalıdır. Örneğin; 1-10 Ocak 2014 tarihlerine ait Yevmiye Defterinin, Büyük Defteri de aynı şekilde 1-10 Ocak 2014 tarihlerini ve aynı yevmiye maddelerini kapsamalıdır.

Adım 2: Oluşturulan XML dosya yani elektronik defter, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. Bu sayede oluşturulan elektronik defterin kaynağının değişmezliği ve bütünlüğü sağlanır.

Uyarı: Uyumlu yazılım programları, defterin imzalanmasından sonra oluşan elektronik defteri muhakkak GİB’in yayımlamış olduğu güncel şema ve şematron kontrollerinden geçirmelidir. Bu kontroller, GİB’den onay almış uyumlu yazılım programları aracılığıyla yapılacağından sorumluluk kullanıcıyla birlikte bu onayı alan firmalara aittir. Şema ve şematron kontrollerinden geçmeyen defterin beratı hiçbir şekilde oluşturulmamalıdır. Ayrıca uyumlu yazılım programı alınan hataları toplu ve anlaşılır bir dilde kullanıcıya sunmalıdır. Hatalar düzeltildikten sonra defter yeniden oluşturularak imzalanmalı, şema ve şematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.
Şema ve Şematron veya defter oluşturulmadan önce uyumlu yazılımların yaptığı ön kontroller sonucunda çıkan hataların kullanıcılar tarafından düzeltilerek süreçlerin yeniden başlatılması gerekmektedir. Uyumlu yazılımlar kesinlikle kullanıcılarının adına, hata çıkan veriye veya XML de şema/şematron sonucu alınan hataya müdahale edip düzeltme yapmamalıdır. Doğrudan uyarı mesajları ile kullanıcılar yönlendirilmeli ve hatanın kullanıcı tarafından düzeltilmesi sağlanmalıdır.

Not: Uyumlu yazılım firmaları www.edefter.gov.tr sitesinde yer alan e-Defter paketinden güncel şema, şematron ve xslt dosyalarına ulaşabilirler.

Adım 3 ve Adım 4: Defterlerin oluşturulmasının ardından, bu defterlere ait beratlar oluşturulmalıdır. Berat, deftere ait mali kayıtlar hariç olmak üzere bazı özet bilgileri (deftere ait imza/mühür değeri, firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, oluşturulan defterin türü ve dönemine ait bilgiler, beratın kendi imza değeri) taşıyan bir elektronik sertifikadır. Yevmiye Defteri için ayrı, Büyük Defter için ayrı berat oluşturulmalıdır.

Şema ve şematron kontrolünden başarıyla geçen defterin ardından oluşturulan berat içerisinde deftere ait imza/mühür değeri bulunmaktadır. Bu imza/mühür değeri defter ile beratın eşleştirilmesinde kullanılacak bir anahtardır. Oluşturulan defterin imza/mühür değerini taşıyan berat, tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler içinse elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır. Defterlerde olduğu gibi beratlarda da şema ve şematron kontrolleri yapılmalıdır. Bu kontroller yine aynı şekilde yazılım uyumluluk onayı alan firmaların sorumluluğundadır. Eğer şema ve şematron kontrolü sonucu hata alınırsa uyumlu yazılım programı alınan hataları toplu ve anlaşılır bir dilde kullanıcıya sunmalıdır. Hatalar düzeltildikten sonra berat yeniden oluşturularak imzalanmalı, şema ve şematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.

Uyumlu Yazılımların kontrolünün ardından, GİB’e beratlar gönderilmeden önce kullanıcıların da defter ve beratlarını görüntülemeleri ve muhasebe kayıtlarının, oluşturulan elektronik defterlere tam ve uygun olarak aktarılıp aktarılmadığını kontrol etmeleri gerekmektedir.

Uyumlu yazılım firmaları, e-Defter yazılımlarında, kullanıcıların oluşturduğu muhasebe kayıtları ile oluşturulan elektronik defterler arasındaki kontrolü sağlayabilmeleri amacıyla elektronik defterlere ait özet bilgileri (oluşturulan defterin borç-alacak toplamı, yevmiye madde sayısı başlangıç-bitiş vb.) kullanıcılara sunmaları ileride çıkabilecek hataların önüne geçebilecektir.

Adım 5-6: e-Defter uygulamasında beratlar GİB’e iki yöntemle gönderilebilir:

1- GİB e-Defter Uygulaması aracılığıyla
2- Web servis aracılığıyla

1. GİB e-Defter Uygulaması

GİB e-Defter Uygulaması, e-Deftere kayıtlı olan kullanıcıların beratlarını göndermek için kullandıkları platformdur. Bu platforma, tüzel kişiler tarafından mali mühür ile gerçek kişiler tarafından elektronik imza veya mali mühürle giriş yapılmaktadır. Giriş yapıldıktan sonra bir aya ait Yevmiye Defterine ait beratlar ve Büyük Deftere ait beratlar GİB uygulamasına yüklenir. Yüklenen beratlar GİB tarafından imzalanır ve ardından kullanıcı GİB tarafından imzalanmış beratları indirerek arşivinde defterleri, defterlere ait beratları ve GİB tarafından imzalanan beratları birlikte saklamak zorundadır. Tüm defter ve beratlarda olduğu gibi uyumlu yazılım programları GİB’den alınan imzalı beratlar için de yazılım uyumluluk kılavuzunda belirtilen hususları (şema ve şematron, beratın boş olup olmadığı, imza değeri vb.) kontrol etmekle sorumludur. GİB ten indirilen beratın kontrol sonucunun başarısız olması durumunda Gelir İdaresi Başkanlığı ile irtibata geçilmelidir. GİB’in uygulamasına beratlar yüklenmediği sürece, uyumlu yazılım programı üzerinden defter (yevmiye defteri-büyük defter) ve berat (yevmiye defter beratı-büyük defter beratı) silinebilir. Ancak silinen defter ve beratlar yeniden oluşturulmalı ve sürecin sonunda muhakkak GİB uygulamasına yüklenerek, GİB’den imzalı berat alınmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.

Yasal yükleme süresi geçmemiş olan defterlerin, hatalı olması halinde, ilgili beratların e-Defter Uygulamasından silinmesi ve defterlerin yeniden oluşturulup söz konusu defterlere ilişkin beratların, e-Defter Uygulamasına yüklenmesi mümkün bulunmaktadır.

UYARI: Yasal yükleme süresi içinde yapılan silme işlemlerinde Uyumlu Yazılım Firmalarının, söz konusu beratların e-Defter Uygulamasından da silinip silinmediğini kontrol etmeleri gerekmektedir.

• Berat Sil Şeması

• Paket Sil

• Silinecek Dönemleri Seç
• Silinecek Beratları Getir

2. Web servis aracılığıyla
Web servis, kullanıcıların GİB uygulamasına doğrudan uyumlu yazılım programı üzerinden beratlarını iletebildiği bir yöntemdir. Uyumlu yazılım onayı almış tüm firmaların web servis kullanma hakkı bulunmaktadır. Tercihen bunu kullanan firmalar, müşterilerine ait beratların doğrudan GİB’e iletilmesi ve GİB’den imzalı beratın alınması için kendi yazılımlarında gerekli düzenlemeleri www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan “webservice kılavuzuna” göre yapmalıdır. Bu yöntemle de gönderilen beratlar için GİB’den imzalı beratlar alınmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.

Adım 7-8: İlgili ayın defteri ve beratı oluşturulduktan sonraki aşama GİB’e beratın yüklenmesidir. Bu aşama da dikkat edilmesi gereken, beratın başarıyla yüklenmesi ve GİB imzalı beratın uygulamadan indirilmesi hususunun takip edilmesidir. Burada değinilmesi gereken önemli konulardan biri zaman damgasıdır. Bilindiği üzere 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile 1 Sıra no’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişikliğe göre GİB’e beratların yüklenme süresi takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olmalıdır (Hesap döneminin son ayına ait beratlar ise Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verileceği ayın son gününe kadar gönderilebilir).

UYARI: e-Defterin, incelemeye/denetime konu olması halinde; inceleme/denetim elemanı tarafından talep edilen dönemlere ilişkin defterin oluşturulup ilgili beratların e-Defter Uygulamasına yüklenmesi ve bu şekilde inceleme/denetim birimlerine teslim edilmesi gerekmektedir.

Yasal yükleme süresi geçmemiş dönem defterlerinin incelemeye konu olması halinde ise yasal yükleme süresi beklenilmeden inceleme/denetime konu dönemlere ilişkin e-Defterin oluşturulup ilgili beratların e-Defter Uygulamasına yüklenmesi ve söz konusu defterin inceleme/denetim birimlerine teslim edilmesi gerekmektedir.
Zaman damgasının amacı, GİB e-Defter sisteminde bir sorun oluşması sonucu yasal süreler dahilinde yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-Defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılabilecektir. Sadece beratlara zaman damgası eklenmesi yeterlidir. Defterlerin zaman damgalı olması gibi bir zorunluluk yoktur.
Adım 9: Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların kaynağının doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, oluşturulan defterler, beratlar ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in belirlediği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır.

Uyumluluk onayı alan yazılım firmaları dizin yapısı konusuyla ilgili olarak e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur. Dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

“Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı hesap dönemi klasöründe ve hesap dönemi klasörlerin hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerinin içerisine konulmalıdır. Dizin yapısı …./VKN/ HESAP DÖNEMİ/AY/ altında Y-K dosyaları *defterler+, YB-KB dosyaları *defter beratları+, GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] şeklinde olmalıdır )”

Şekil 2’de 2015 yılına ait örnek bir dizin yapısı sunulmuştur. Burada kök dizin (şekil 2’de EDEFTER olarak görülen) tamamen kullanıcıya ait olup, onun ardından gelmesi gereken VKN/HESAP DÖNEMİ/AY yapısı aynı olmalıdır. Buradaki en önemli husus bir aya ait oluşturulan tüm defter, berat ve GİB imzalı beratlar aynı ay klasörü içinde saklanmalıdır. Aynı zamanda edefterlerin saklandığı ay klasörlerinde xslt dosyasının da bulunması zorunludur. GİB’den onay almış uyumlu yazılım firmaları bu dosyaları kullanıcıları için temin etmeli ve güncel dosyayı kendilerine belirtilen dizin yapısında sunmalıdır. Yapılması gereken XSLT tanımları www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan e-defter paketi içerisindeki teknik kılavuzda açıklanmıştır. Bu konuda yapılması gereken tanımlar, uyumlu yazılım firmalarının sorumluluğundadır.

UYARI: Berat yükleme süresi geçen e-Defterlere ilişkin berat silme işlemi, mükellef talebinin Başkanlık tarafından uygun bulunması halinde yapılabilmektedir.

Buna göre, yasal yükleme süresi geçen beratlara ilişkin e-Defterlerde; Teknik veya yazılımsal kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri olması ve söz konusu hatanın Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde belirtilen şekilde yapılacak kayıtlarla izleyen ay veya aylarda düzeltilebilmesinin mümkün olmadığı durumlar ile e-Defter ve beratlarının siber saldırı, virüs vb. nedenlerle veya 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen mücbir sebep halleri dolayısıyla zayi olması halinde; konunun detaylı olarak anlatıldığı bir dilekçe ve duruma göre aşağıda belirtilen belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I)’na başvurulması halinde, konu değerlendirilecek olup, başvurusu uygun bulunanlara; söz konusu e-Defterlere ilişkin e-Defter veri tabanına kayıtlı beratları silme ve yeni oluşturulacak beratları sisteme yükleme olanağı sağlanacaktır.

Teknik veya yazılımsal kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri olması halinde;
– Özel Amaçlı YMM Raporu,
– Uyumlu yazılım firması tarafından hazırlanan teknik rapor,

e-Defter ve beratlarının siber saldırı, virüs vb. nedenlerle zayi olması halinde;
– Özel Amaçlı YMM Raporu,
– Veri kurtarma merkezi tarafından hazırlanacak durum tespit tutanağı,
– Muhasebe programındaki muhasebe fişlerinin de zarar görmüş olması halinde ayrıca Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulduğuna ilişkin belge, e-Defter ve beratlarının, 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen mücbir sebep halleri dolayısıyla zayi olması halinde ise;
– Özel Amaçlı YMM Raporu,
– Ayrıca, mücbir sebep halini tevsik edici diğer belgeler (polis tutanağı, yangın raporu, teknik rapor vb.)

Başkanlık, gerekli gördüğü takdirde yukarıda belirtilen belgelere ilave olarak başka tevsik edici belgeler de talep edebilir.

Yasal yükleme süresi geçtikten sonra silinen defter ve beratlar için aşağıda belirtilen dizin standardına uyulması gerekmektedir.

Dizin Şeması:

• – KLASÖR ADI

•    – VERGİ KİMLİK NUMARASI

•       – HESAP DÖNEMİ BAŞLANGIÇ-BİTİŞ TARİHLERİ

•          – AY

•             – İPTAL EDİLENLER/SİLİNENLER
•             – Y, K, YB, KB, GİB ONAYLI YB, GİB ONAYLI KB VE XSLT DOSYALARI

 

Yukarıda yer alan bilgiler 03.01.2018 tarihli Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Uygulama Kılavuzu 1.6’dan alınmıştır. İlgili kılavuza ulaşmak için tıklayınız