NES Bilgi, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan Uyumluluk Onayı aldığı Platform Bağımsız NESBilgi e-Defter Yazılımı ile; kurumların yasal olarak oluşturmak, muhafaza ve gerektiğinde ibraz etmek zorunda oldukları defterleri elektronik ortama güvenle taşıyor.

Platform Bağımsız özelliği ile tüm ERP/Muhasebe Sistemleri ile uyumlu NESBilgi e-Defter 1.0.0 Yazılımı, akılcı tasarlanmış mimarisi ile kullanıcı dostu olmasının yanında, güçlü performansı sayesinde dakikalar içinde e-Defter sürecinizin tamamlanmasını sağlıyor.

NESBilgi e-Defter Uygulaması Elektronik Defter Oluşturma Aşamaları

  1. Muhasebe sisteminde kayıtlı olan Yevmiye Defter Dataları, NES Bilgi tarafından belirlenmiş CSV formatındaki NESCsv dosyasına aktarılır.
  2. Oluşan NESCsv dosyası,manuel ya da web servis aracılığı ile NESBilgi e-Defter Uygulamasına yüklenir.
  3. NESBilgi e-Defter Uygulamasına yüklenen veriler Şema/Şematron kontrollerine tabi tutulur. Hata var ise; hata ayrıntısı
  4. Uygulama üzerinde görülecek ve düzeltme istenecektir. Hata yok ise; NESCsv dosyasından Yevmiye Defteri, Defteri Kebir ve bu 2 defterin imzasız beratları başarılı bir şekilde ve eş zamanlı olarak Başkanlığın belirlediği XBRL formatında oluşturulur.
  5. Oluşan defterler, mükellefin mali mührü ile uygulama üzerinde imzalanarak imza değeri alınır ve ilgili defterin beratı içerisine yazılarak beratlar imzalanır.
  6. NESBilgi e-Defter uygulaması üzerinden imzalanan beratlar, Başkanlığın-GİB e-Defter Portal’ına gönderilir.
  7. GİB, NESBilgi e-Defter Uygulamasından gelen beratları kendi mali mührü ile onaylar.

NESBilgi e-Defter uygulaması ile GİB onaylı beratlar indirilerek elektronik defterler ve GİB onaylı beratları yasal süre boyunca saklanır.

NES Bilgi e-Defter Akış Şeması

 

NESBilgi e-Defter Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı’ nın belirlediği teknik olarak ve mevzuat açısından tüm standartları yerine getirilmekle beraber, tüm güncellemeleri anlık olarak hizmete sunuyor.

PLATFORM BAĞIMSIZ

Muhasebe programına bağlı olmadan tüm muhasebe programlarından kayıtları alarak e-defter oluşturabilen NESBilgi e-Defter Yazılımı, Muhasebe Programlarına da ilave bir iş yükü getirmez.

VERİ FORMATI ve ENTEGRASYON

NESBilgi e-Defter Yazılımı’ na entegrasyon ile Muhasebe Programına kayıtlı muhasebe verileri üzerinden e-Defterler ve beratları oluşturulur. Entegrasyon için CSV veya Excel olarak muhasebe kayıtlarını alabilmek yeterli olacaktır.

Entegrasyon, muhasebe kayıtlarının tutulduğu sistemin web servis aracılığı ile NESBilgi e-Defter Uygulaması üzerinden GİB ile görüşmesini sağlar. Bu sayede ;

Muhasebe sisteminde tutulan “YEVMİYE DEFTER” kayıtlarından oluşturulan CSV veya Excel dosyası e-Defter Oluştur seçeneği ile otomatik olarak NESBilgi e-Defter Uygulamasına gönderilir veya Web tabanlı bir uygulama olması sebebi ile NESBilgi e-Defter Uygulamasına kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılarak,e-Defter yükle seçeneği ile Yevmiye Defter kayıtlarından oluşan CSV veya Excel dosyası Uygulamaya yüklenir.

Uygulamaya gönderilen yada manuel yüklenen CSV veya Excel formatındaki Yevmiye Defteri dosyası şema / şematron kontrollerine tabi tutulur. Hata var ise, Uygulama üzerinde Hata Ayrıntısı mükellefe bildirilir ve düzeltme istenir. Başarı ile yüklenen CSV veya Excel formatındaki Yevmiye Defter dosyası, Uygulama tarafından Başkanlığın istediği standart olan XBRL formatına dönüştürülerek elektronik olarak Yevmiye Defteri, Defteri Kebir ve bu defterlerin beratlarının eş zamanlı olarak oluşturulması sağlanır.

MALİ MÜHÜR KULLANIMI

Oluşan defterler, mükellefin mali mührü ile uygulama üzerinde imzalanarak imza değeri alınır ve ilgili defterin beratı içerisine yazılarak beratlar imzalanır.

ZAMAN DAMGASI

İmzalanan beratlar “Beratları GİB’ e Gönder” seçeneği ile Uygulama üzerinden GİB’ e gönderilir. Uygulama üzerinde opsiyonel olarak “Beratları Zaman Damgası ile Gönder” seçeneği bulunmaktadır. Zaman Damgası seçeneği elektronik defter beratlarının GİB’ e gönderilmesi esnasında GİB sistemlerinde bir sistem kesintisi sebebi ile GİB tarafından onaylanan beratlar“GİB Onaylı Beratları İndir” seçeneği ile Uygulamaya indirilir.

ARŞİVLEME

Bilindiği üzere 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin 4. Maddesi “Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı”başlığında; e-defter uygulaması kapsamında oluşturulan elektronik defter ve beratların muhafazası ve ibrazı hakkında gerekli açıklamalar yapılmıştır. Mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması v.b. nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşanabilmektedir. Bu ihtimaller doğrultusunda e-Defter uygulamasını kullanan mükelleflerin defter ve beratlarının muhafaza ve ibrazı konusunda gerekli önlemleri almaları, bu kapsamda elektronik defter ve beratların saklandığı bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle elektronik defter ve beratlarını mutlaka farklı lokasyonlarda yedeklemesini yapmaları gerekmektedir.

NESBilgi e-Defter Uygulaması ile, elektronik defterler, bu defterlerin beratları ve GİB onaylı beratlar 10 sene boyunca NESBilgi e-Defter Uygulaması Arşivinde saklanır. Mükellefler, elektronik defterlerine ve beratlarına 10 sene boyunca Bilgisayar/Tablet/Cep Telefonu üzerinden zaman mekan bağımsız olarak erişebilirler ve gerektiğinde ibraz edebilirler.

NES Bilgi tarafından sunulan e-Defter Saklama Hizmeti hakkında daha fazla detay için tıklayınız

NES Bilgi e-Defter Portal, akılcı tasarlanmış menüleri ile istenen bilgiye kolayca ulaşmayı amaçlayan, tüm e-Defter işlemlerinin yapılabileceği, üstün performans sunan bir bulut uygulamadır.

  • Kullanıcı, dilediği yerden dilediği zaman e-Defterlerine ve beratlarına ulaşarak tüm e-Defter süreçlerini, kullanıcı adı ve şifre ile online bağlanarak yönetebilir.
  • Web Uygulama olduğu için internet bağlantısı ve kullanıcı bilgisi ile zaman mekan bağımsız olarak kullanılabilir.
    Bilgisayar/ Tablet/ Cep Telefonlarından birden fazla kullanıcının her zaman ve her yerden aynı anda kullanabilmesine olanak sağlar.
  • Oluşturulan elektronik defterlere, defterlerin beratlarına ve GİB onaylı beratlara 10 sene boyunca ulaşılabilir.
  • GİB’e gönderilen beratların,bu beratlara ait elektronik defterlerin ve GİB onaylı beratların 10 sene boyunca silinmesine imkan verilmez.

Maliyet avantajlarından çevreye sağladığı katkıya kadar…
e-Deftere geçmek için pek çok nedeniniz var. e-Deftere geçmekle; kağıt ortamında defter tutmaya, defterlerin noterde tasdikleme işleminin yapılmasına ve kağıt olarak defterlerin arşivlenmesine gerek kalmaz.

  • Kağıt, kağıda yazdırma ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.
  • Noter tasdik maliyetleri ortadan kalkar.
  • Arşivleme harcamalarında tasarruf sağlanır.
  • Baskı, kağıt, kartuş, toner harcamalarında tasarruf sağlanır.
    Elektronik ortamda denetim imkanı sağlanır.
  • Yazılım dilinin uluslararası kullanıma sahip XBRL(eXtensible Business Reporting Language – Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili) formatında olması ve defter içeriğinin belirli bir standartta olması ile uluslararası denetime imkan sağlanır.
  • Ağaçların en çok kullanıldığı alanlardan biri kağıt üretimidir. 400 paket A4 1 ton kağıt anlamına gelir. 1 ton kağıt elde etmek için 15-20 adet ağacın kesilmesi gerekmektedir. e-Defter kullanarak siz de çevreye katkı sağlayabilirsiniz.

e-Defter İş Süreçlerini detaylı olarak incelemek, oluşturulmuş olan e-Defter beratlarının nasıl silineceğine dair bilgi almak için tıklayınız