DEFTERLERİNİZİ 10 YIL SAKLIYORUZ.

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmaz. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanır.

 NES Bilgi, Türkiye sınırları içinde Dünya Standartlarında oluşturulmuş bulut sunucular üzerinden hizmet vermektedir. Tam yedekli ve iki şehre dağıtılmış altyapısıyla Veri Merkezini İstanbul’da konumlandıran NES Bilgi, Felaket Kurtarma senaryoları için ana sistemlerle birebir aynı nicelik ve nitelikteki sistemlerini Ankara’da Felaket Kurtarma Merkezi’ nde bulundurmaktadır. İstanbul’da barındırılan bulut sunucular eş zamanlı olarak Ankara bulut platformuna replikasyon yapmaktadır. Tüm sistemini ve süreçlerini ITIL sertifikasına sahip çalışanları ile yöneten NES Bilgi, gerekli diğer standart sertifikasyonların yanı sıra, Veri merkezi ISO/IEC 27001 sertifikasyon sürecini tamamlamıştır.

Bilindiği üzere 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter kullanıcılarının uyması gereken muhafaza ve ibraz sorumlulukları belirtilmiştir. Bu hükümler aşağıda belirtilmiştir:

a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır.

c) Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.”

“Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalıdır. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerine konulmalıdır. Dizin yapısı …. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır ”

 NES BİLGİ’de Saklama Hizmeti 3 ayrı sunucuda yapılır. 2 sunucu İstanbul’da, 1 sunucu da felaket kurtarma merkezi olarak Ankara’da konumlandırılmaktadır. Ana sunucu eş zamanlı olarak diğer sunuculara yedekleme yapar.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in yukarıda belirttiği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır.

 Defterlerinizin NES Bilgi’de saklanması ile, 10 yıl boyunca yevmiye defteri, defteri kebir, bu defterlerin beratları ve GİB onaylı beratlarınızı güvence altına almış olursunuz ve saklama yapılan süreç içerisinde defterlerinize her zaman her yerden erişim yapabilirsiniz.