e-Arşiv kullanmanın ilk şartı e-Fatura kullanıcısı olmaktır. e-Arşiv için, nihai tüketicilere(şahıslara) ve e-Fatura kullanmayan firmalara oluşturulan fatura türü demek doğru bir anlatım olacaktır. e-Arşive geçiş yapan bir firma, matbaada bastırmış olduğu faturaları kullanamayacak, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturacaktır. Oluşturulan fatura alıcısı e-Fatura kullanıcısı ise e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı değil ise e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır.

 

Entegrasyon Yetenekleri

Entegrasyon, mükellef tarafından kullanılan ERP/Muhasebe/Fatura/CRM sistemi ile NES Bilgi e-Arşiv sisteminin karşılıklı olarak NES Bilgi Web Servisi ile görüşmesini ve bu sayede mükellefin kullanmış olduğu ERP/Muhasebe/Fatura/CRM Sistemi üzerinden e-Arşiv süreçlerini yönetebilmesini sağlar.

Sağladığımız Web Servis ile kullanılan ERP/Muhasebe/Fatura/CRM Sistemi üzerinden sağlanan entegrasyon sonucu;

Kayıtlı e-Fatura kullanıcıları 7/24 sorgulanabilir, bu sayede fatura alıcısı o anda e-Fatura kullanıcısı değil ise sistemin otomatik olarak algılaması ve e-Arşiv Fatura düzenlenmesi sağlanır,
Gelir İdaresi Başkanlığı’nca belirlenen güncel şematron kontrolleri yapılır, düzenlenen faturada hata var ise neden kaynaklandığı dönülür,
XMLin ilgili alanında e-Mail/Cep telefonu numarası var ise faturanın, alıcısına e-Mail/SMS ile otomatik olarak gönderimi sağlanır.

UBL-TR Formatı

e-Arşiv Fatura Uygulaması için, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan, XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip uluslararası bir standart “UBL-TR” benimsenmiştir. Bunun anlamı faturalar düzenlendikten sonra transferinin UBL-TR formatında yapılmasıdır. Bir başka ifade ile faturanın nerede düzenlendiğinden bağımsız olarak, e-Arşiv Fatura olarak geçerli olabilmesi için gönderim esnasında nihai hali UBL-TR formatında oluşmak zorundadır.

NES Bilgi e-Arşiv Uygulaması XML olarak düzenlenmiş faturalarınız için UBL-TR dönüşümünü sağlar.
Hazır Web Servisi ile kullanmış olduğunuz ERP/Muhasebe/Fatura/CRM Sistemine kolayca entegrasyon sağlayarak düzenlediğiniz faturaların UBL-TR formatında transferini sağlar.

e-Arşiv Raporlaması

e-Arşiv Fatura Raporlaması; faturaların resmi olarak geçerliliğini sağlayan, faturaların oluşturulduğu ayı takip eden ayın 15’ine kadar yapılması gereken ve Özel Entegratör sorumluluğunda olan bir süreçtir. e-Arşiv Faturası GİB’e raporlandığı anda resmi olarak geçerlidir. Mükellef, NES Bilgi sistemlerinde dilediği tarih aralığını müteselsilliği bozmadan dilediği zaman aralığını seçerek manuel olarak raporlayabilir. NES Bilgi servisleri, dönemi takip eden ayın 15’i akşamı mükellef tarafından raporlanmamış tüm dönemi otomatik olarak GİB’e raporlar.

Zaman Damgası

NES Bilgi sitemlerinde, NES Bilgi’nin kendi zaman damgası kullanılır. e-Arşiv raporlaması esnasında GİB tarafındaki aksaklıklar sebebi ile kanıt niteliği taşır ve her bir raporda kullanılır.

Kullanıcı Yönetimi

NES sistemlerinde 1 master/ana kullanıcı bulunur. Bu kullanıcı sınırsız sayıda alt kullanıcı tanımlayabilir. Tanımlanan kullanıcılara da yetki kısıtlaması yapabilir.

e-Arşiv Fatura Yükleme

Mükellefin kullandığı ERP/Muhasebe/Fatura/CRM Sisteminin UBL-TR olarak e-Arşiv Faturayı oluşturması halinde NES Bilgi sistemine tek tek yada toplu halde yüklemesi mümkündür.

Zaman Tüneli

Hangi kullanıcının ne zaman nereden fatura işlemi yapıldığının anlaşılabilmesini sağlayan ekrandır. e-Arşiv Faturanın oluşma aşamasından e-Arşiv Raporunun GİB’e gönderilene kadargeçen süredeki tüm akış adımları zaman bilgisi ile zaman tünelinde bulunmaktadır.

e-Mail/SMS Bilgilendirmesi

Mail/SMS bildirim tanımlamaları ile ihtiyacınız olan tanımlamaları yapabilir ya da ihtiyacınız olan kuralları oluşturarak bildirim servislerini kullanabilirsiniz. Bu sayede istediğiniz bilgiye anında sahip olabilirsiniz.Detaylı bilgi için tıklayınız

SİZ NEREDEYSENİZ FATURALARINIZ ORADA…

Mükellefin dilediği yerden dilediği zaman e-Arşiv Faturalarına ulaşarak tüm Fatura süreçlerini mali mühüre gerek duymaksızın kullanıcı adı ve şifresi ile online olarak yönetebileceği bir web uygulamadır.

  • Kullanılan ERP/Muhasebe/Fatura/CRM Sistemi ile beraber yada bağımsız olarak, internet bağlantısı ve kullanıcı bilgisi ile zaman mekan bağımsız olarak kullanılır.
  • Bilgisayar/Tablet/Cep Telefonlarından birden fazla kullanıcının her zaman ve her yerden aynı anda kullanabilmesine olanak sağlar.
  • Muhasebe Sistemi/ERP/Fatura/CRM Sisteminden oluşturulabilen faturayı, online olarak bir web ara yüzden manuel olarak oluşturabilmeyi sağlar.
  • Var olan herhangi bir e-Arşiv Faturaya ve GİB Raporlarına 10 sene boyunca erişilebilir. Geçerli bir e-Arşiv Faturanın ve GİB’e gönderilen raporun silinmesine imkan verilmez.
  • Farklı fatura serileri oluşturulabilir. Oluşturulan her seri kendi içinde birbirini takip eder. Bu sayede mevzuata uygun şekilde fatura tarihi sorunu yaşanması engellenir. Farklı şubelerde farklı seri numaralarının kullanılması tercih edilebilir.
  • İstenilen faturalar istenen başlıklar ile excel dosyasına aktarılabilir.
  • Akıllı Arama Seçeneği ile kolayca istenen Faturaya ulaşılabilir.
  • Seçilen/belirli bir tarih aralığında ki faturalar toplu halde indirilebilir veya toplu halde yazdırılabilir.
  • Faturanız oluşturulduğu anda istediğiniz mail adresine/cep telefonuna otomatik olarak gönderilmesi sağlanır.
  • Mail / SMS olarak gönderilen bir faturanın takibi yapılır, faturanın alıcısına ulaşıp ulaşmadığı, hata aldı ise sebebi görüntülenir ve yeniden gönderim sağlanır.
  • NES sistemlerinde 1 master/ana kullanıcı bulunur. Bu kullanıcı sınırsız sayıda alt kullanıcı tanımlayabilir. Tanımlanan kullanıcılara da yetki kısıtlaması yapabilir.

KAĞIT FATURA KULLANIMINIZ SON BULUYOR…

e-Arşiv Faturaya geçiş ile birlikte, artık matbaada bastırdığınız faturaların kullanımı ortadan kalkar.

Faturayı alıcısına elektronik ortamda Mail/SMS olarak göndermeniz yeterlidir. Fatura alıcısı, faturayı kağıt ister ise çıktı olarak kendisine vermeniz yeterlidir. Sizin ayrıca faturanın çıktısını alıp saklamanız gerekmez ve hiçbir hükmü yoktur. Sistem tarafından tüm faturalar 10 yıl boyunca saklanır ve dilediğiniz zaman tüm faturalara erişim yapabilirsiniz. Kağıt fatura kullanımı sadece sizin aldığınız faturalar için geçerli olacaktır.

FATURANIZI E-MAIL/SMS İLE GÖNDEREBİLİRSİNİZ…

Düzenlediğiniz faturayı elektronik gönderim seçeneği ile, alıcısına e-Mail/SMS ile gönderebilirsiniz.Fatura alıcısı da bu faturayı resmi olarak muhasebe kayıtlarına alabilir.

FATURAM ALICISINA ULAŞTI MI?

NES Bilgi, elektronik olarak e-Mail/SMS ile gönderdiğiniz faturaların takibini yaparak hata yapmanızı engeller. Bir fatura alıcınıza e-Mail/SMS ile ulaşmadığında; mail adresini/cep telefon numarasını hatalı yazdığınızda sistem üzerinden bunu görüntüleyebilir ve müdahale ederek istediğiniz zaman yeniden gönderimini sağlayabilirsiniz.

FAYDALARI SAYMAKLA BİTMEZ…

  • Fatura kargolama ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.
  • Baskı, kağıt, kartuş, toner harcamalarında önemli ölçüde tasarruf sağlanır.
  • Elektronik ortamda denetim imkanı sağlanır.
  • Nakit yönetiminiz kolaylaşır ve aynı ölçüde hızlanır. İşletmeniz üzerindeki hâkimiyetiniz daha da artar.
  • Her türlü faturaya artık anlık ulaşabileceksiniz.