E-ARŞiV HAKKINDA

E-ARŞiV NEDiR | KULLANIM YÖNTEMLERi | MEVZUATI | FAYDALARI

15.04.2019 tarihinde yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı’na göre; halihazırda zorunlu olarak e-Fatura ve e-Defter Uygulaması’nı kullanan mükellefler için 01.09.2019 tarihinde e-Arşiv Fatura Uygulaması’na geçme zorunluluğu bulunmaktadır. Ayrıca 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler için, 1.1.2010 tarihinden itibaren e-Fatura ve e-Arşiv Uygulaması’na geçme zorunluluğu getirilmiştir. Detaylar için tıklayınız

433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

 

e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve yıllık gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, ilgili yılı takip eden 2 inci senenin başında e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.

 

Bir firma internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapıyorsa aşağıda belirtilen tarihlerde e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır:

  • 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.
  • 2015 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2017 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.
  • 2016 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2018 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.

Yukarıda anlatılanların dışında 25.08.2017 tarihinde 464 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına İlişkin Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı Hazırlandı. Bu taslak tebliğin 5 inci maddesine göre;

25.08.2017 Tarihli Taslak Tebliğe Göre e-Arşiv Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu Getirilenler;

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve ilgili hesap dönemi gayri safi iş hasılatı veya brüt satış tutarı 1 milyon lira ile 5 milyon lira arasında olan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olmaksızın münhasıran e-Arşiv uygulamasına, ilgili hesap dönemi gayri safi iş hasılatı veya brüt satış tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler ise e-Fatura uygulaması ile birlikte e-Arşiv uygulamasına, ilgili hesap dönemine ilişkin gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden altıncı ayın sonuna kadar başvuru ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak geçmek zorundadırlar.

İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda münhasıran bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk kapsamı dışındadır.

Aynı taslak tebliğde Aracı Hizmet Sağlayıcıları, İnternet Reklamcılığı Hizmet Aracıları ile İnternet Ortamında İlan Yayınlayanların e-Arşiv Uygulamasına Geçiş Zorunluluğuna da şu şekilde değinilmiştir:

Mal veya hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç
vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları, 1/1/2018 tarihine kadar (2018 ve müteakip hesap dönemlerinden itibaren bu paragrafta belirtilen işler ile iştigal etmek üzere işe başlayacak mükelleflerin ise işe başlama tarihinden itibaren üç ay içinde) başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura ve e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar. Bu suretle aracı hizmet sağlayıcıları, internet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayanlar tarafından belirtilen tarihlerden itibaren düzenlenecek faturaların istisnai durumlar haricinde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi mecburiyeti bulunmaktadır.”

E-Arşiv Uygulamasından yararlanmanın ilk şartı e-Fatura kullanıcısı olmaktır. E-Arşiv Uygulamasından 2018 yılı öncesinde yararlanmak isteyen mükellefler için 2 yöntem mevcuttur. Başkanlık yapacağı yeni düzenlemeler ile 3. yöntem olan ve ücretsiz kullanılacak portal yöntemini de 2018 yılında hayata geçirmeyi planlamaktadır. Kayıtlı E-Arşiv kullanıcılarının %90’ından fazlası Özel Entegrasyon yöntemini tercih etmiştir.

Özel Entegrasyon Yöntemi

Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Uygulamasından yararlanma yöntemidir. Özel Entegratör yöntemi olarak da adlandırılır.

Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi

Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar , gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

e-Arşiv Uygulamasının Teknik Mimarisi, Mevzuat Düzenlemeleri ve Kılavuzları

Aşağıda yer alan bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 15.01.2016 tarihli “e-Arşiv Fatura Uygulaması Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar” ve 15.02.2016 tarihli “e-Arşiv Fatura Uygulaması Kapsamında Fatura Düzenleyen Mükelleflerin Dikkatine” başlıklı yayınlarından derlenmiş olup e-Arşiv konusunda dikkat çekilmek istenen hususlara vurgu yapılmıştır.

E-Arşiv Fatura Uygulaması Kapsamında Fatura Düzenleyen Mükelleflerin Dikkatine (15.02.2016)

Başkanlığımıza intikal eden konulardan, e-Arşiv Fatura uygulamasına geçen mükelleflerde, e-Arşiv Fatura veya ödeme kaydedici cihaz fişi düzenleme konusunda bazı yanlıĢ uygulamaların ve tereddütlerin yaşandığı anlaşılmış olup, aşağıdaki açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.
“ Bilindiği üzere e-Arşiv Fatura uygulamasına yönelik olarak yayımlanan 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile; e-Arşiv Fatura Uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan diğer tüm müşterilerine de ( Nihai tüketiciler ile e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine) bu uygulama kapsamında elektronik ortamda fatura oluşturma, muhafaza / ibraz etme ve düzenlenen bu faturaları alıcının talebine göre ELEKTRONİK ya da KAĞIT ortamda alıcısına teslim etme imkanı getirilmiştir.
Bu çerçevede;

1- e-Arşiv Fatura Uygulamasına kayıtlı mükellefler, tüm satışları için e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda olmayıp, vergi mevzuatının öngördüğü hallerde Perakende Satış Fişi de ( ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle yapılan perakende satışlarda ÖKC fişi) düzenleyeceklerdir.

2- E-Arşiv veya E-Fatura uygulamalarına dahil olunması perakende satışlarda ödeme kaydedici cihaz kullanım zorunluluğunu ve bu satışlar için ödeme kaydedici cihazlardan ÖKC fişi verilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. Müşterinin talep etmesi halinde veya perakende satış tutarının fatura düzenleme sınırını (2016 yılı için 900 TL) aşması halinde satıcı tarafından fatura düzenlenecek olmakla birlikte özellikle Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz kullanım yükümlülüğü başlamış olan mükelleflerimizin ÖKC’lerinde satışın faturalı olduğunu belirten ve bilgi amaçlı olarak oluşturulan FATURA BİLGİ FİŞLERİNİN (Bknz. Bilgi Fişleri Teknik Kılavuzu) (http://www.gib.gov.tr/sites/default/files/fileadmin/user_upload/Yararli_Bilgiler/YNOKC_Bilgi_Fisleri.pdf) düzenlenmesi ve bu bilgi fişlerin ÖKC’lerde kayıt altına alınması zorunluluğu bulunmaktadır. Müşteri talep etmedikçe ve/veya satış tutarının fatura düzenleme sınırını aşmadıkça satıcının müşteriye ÖKC fişi düzenlemesi 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 233 üncü maddesinin hükmünün gereğidir.

3- Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenecek faturalarda vergi dairesi ve vergi kimlik numarası veya T.C. Kimlik Numarası bilgilerine yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu nedenle; vergi mükellefi olmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşteriler tarafından T.C. Kimlik Numarası bilgilerinin paylaşılmak istenmediği hallerde, e-Arşiv Faturalarında alıcı hesap numarası alanına “11111111111” girilebilecektir. Ayrıca vergi mükellefiyeti bulunmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşterilerin satıcıya bildirdiği bilgilerin satıcı tarafından doğruluğunun sağlanması sorumluluğu bulunmadığından satıcının bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.

4- e-Arşiv Faturası düzenleyen mükellefler, uygulama kapsamında düzenleyecekleri e-Arşiv Faturalarını, müşterinin tercih ettiği teslim yöntemine göre, KAĞIT ya da ELEKTRONİK ortamda teslim edeceklerdir. Bir başka ifade ile e-Arşiv Faturalarının elektronik ortamda iletilmesi amacıyla müşteriden elektronik posta adresinin istenilmesi zorunluluğu ve müşterinin de bu bilgiyi verme zorunluluğu bulunmamaktadır. E-Arşiv Faturasını KAĞIT ortamda isteyen mükellef veya nihai tüketici müşterilere e-Arşiv faturası KAĞIT ortamda TESLİM EDİLECEKTİR. Bu hükme riayet etmeyen mükelleflerin elektronik iletim izni Başkanlık tarafından iptal edilebilecektir.

5- İnternet satışları kapsamında “vergi mükellefi olmayanlara” düzenlenecek e-Arşiv Faturalarının ELEKTRONİK ortamda iletilmesi zorunluluğu bulunmakta olup, söz konusu faturaların kağıt çıktısı ( irsaliye yerine geçme özelliği bulunan kağıt çıktısı) malın sevki sırasında malın yanında bulundurulması gerekmektedir. Fakat malın sevki sırasında ayrıca bir İRSALİYE belgesi düzenlenmesi halinde e-Arşiv Faturasının irsaliye yerine geçen kağıt çıktısının malın yanında ayrıca bulundurulmasına gerek bulunmamaktadır.

Yukarıda yer alan açıklamalara riayet etmeyen e-Arşiv Uygulamasına dahil bulunan mükellefler ile ilgili olarak Gelir İdaresi Başkanlığı, söz konusu uygulamalara ilişkin mevzuatın kendisine verdiği yetkileri kullanarak e-Arşiv Faturasının teslim yöntemini değiştirebilecektir.

Duyuru metnine ulaşmak için Tıklayınız

E-Arşiv Fatura Uygulaması Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar (15.01.2016)

Bilindiği üzere 30/12/2013 tarihinde yayımlanan 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Arşiv Faturası Uygulaması hayata geçmiş ve ayrıca Tebliğ kapsamında belli mükellef gruplarına e-Arşiv Fatura Uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

e-Arşiv Fatura Uygulamasına kayıtlı olan mükelleflere, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan diğer tüm müşterilerine de (nihai tüketiciler ile e-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine) bu uygulama kapsamında elektronik ortamda fatura oluşturma, muhafaza / ibraz etme ve alıcının talebine göre elektronik ya da kağıt ortamda sunma imkanı getirilmiştir.

Başkanlığa intikal eden sorular nedeniyle uygulamaya ilişkin bazı hususların açıklığına kavuşturulması amacıyla aşağıdaki açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

1- e-Arşiv Fatura Uygulamasına kayıtlı mükellefler, tüm satışları için e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda olmayıp, vergi mevzuatının izin verdiği hallerde Perakende Satış Fişi de düzenleyebilirler.

2- e-Arşiv Uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, müşterilerine düzenleyecekleri e-Arşiv Faturalarında da kağıt fatura düzeninde olduğu gibi Vergi Usul Kanunu uyarınca müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi varsa vergi dairesi ve hesap numarası ( Vergi Kimlik Numarası veya T.C. Kimlik Numarası ) bilgilerine yer vermesi gerekmektedir. Vergi mükellefi olan ve alacağı faturayı Vergi Usul Kanunu uyarınca tevsik edici belge olarak kullanacakların vergi dairesi ve hesap numarası bilgilerini satıcıya bildirilmesi zorunludur. Ancak vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenecek faturalarda vergi dairesi ve vergi kimlik numarası veya T.C. Kimlik Numarası bilgilerine yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu nedenle; vergi mükellefi olmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşteriler tarafından T.C. Kimlik Numarası bilgilerinin paylaşılmak istenmediği hallerde, e-Arşiv Faturalarında alıcı hesap numarası alanına “11111111111” girilebilecektir. Ayrıca vergi mükellefiyeti bulunmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşterilerin satıcıya bildirdiği bilgilerin satıcı tarafından doğruluğunun sağlanması sorumluluğu bulunmadığından satıcının bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.

3- e-Arşiv Faturası düzenleyen mükellefler, uygulama kapsamında düzenleyecekleri e-Arşiv Faturalarını, müşterinin tercih ettiği teslim yöntemine göre, kağıt ya da elektronik ortamda teslim edeceklerdir. Bir başka ifade ile e-Arşiv Faturalarının elektronik ortamda iletilmesi amacıyla müşteriden elektronik posta adresinin istenilmesi zorunluluğu ve müşterinin de bu bilgiyi vermesi zorunluluğu bulunmamaktadır. E-arşiv Faturasını kağıt ortamda isteyen mükellef / müşterilere e-Arşiv faturası kağıt ortamda teslim edilecektir.

4- İnternet satışları kapsamında vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek e-Arşiv Faturalarının elektronik ortamda iletilmesi zorunluluğu bulunmakta olup, söz konusu faturaların kağıt çıktısı malın sevki sırasında malın yanında bulundurulacaktır.

5- e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Dolayısıyla e-fatura kayıtlı kullanıcısı olmayan vergi mükellefleri söz konusu faturaları, kendilerine iletim yöntemine uygun olarak muhafaza ve ibraz etmek zorundadırlar. Diğer taraftan vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenen faturaların iletiminin elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazasını da elektronik ortamda yapmak zorundadır.

6- Kendilerine e-Arşiv Faturası düzenlenen mükellefler ve nihai tüketiciler istemeleri halinde, www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden, fatura tarihini izleyen ayın 16 ncı gününden itibaren faturalarının durumunu sorgulayabileceklerdir.

7- E-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura düzenleme izni verilen mükelleflerin listesine  www.efatura.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html adresinden ulaşabilirsiniz.

Duyuru metnine ulaşmak için Tıklayınız